Kalau dipikir-pikir, salah satu hal yang paling sering bikin suasana di tempat kerja jadi gak enak itu bukan karena kerjaannya susah atau bosnya galak, tapi justru karena masalah komunikasi. Sesuatu yang awalnya kelihatan sepele kadang bisa berubah jadi masalah yang lumayan panjang hanya gara-gara salah ngomong, salah nangkep, atau bahkan gak ngomong sama sekali.
Yang namanya kerja bareng orang lain memang gak mungkin semuanya selalu berjalan mulus. Kadang kita ngomong maksudnya A, tapi yang denger malah nangkepnya B. Kita merasa sudah menjelaskan dengan jelas, sementara orang lain justru merasa kita ngomongnya muter-muter. Akhirnya dua-duanya sama-sama merasa benar dan mulai bingung sendiri kenapa tiba-tiba suasana jadi gak enak.
Belum lagi sekarang komunikasi kerja lebih sering dilakukan lewat chat. Kita cuma nulis “oke”, “nanti saya cek”, atau “tolong diperbaiki ya”, sebenernya mungkin biasa saja. Tapi entah kenapa ketika dibaca orang lain bisa terdengar jutek, kesel, nyindir, atau kayak lagi males ngomong. Padahal kita sendiri mungkin sambil ngetik juga lagi makan gorengan dan gak mikirin apa-apa. 😀
Masalah komunikasi juga gak selalu soal salah tangkap omongan. Kadang ada informasi penting yang gak disampaikan, ada perubahan kerjaan yang cuma diketahui beberapa orang, atau ada rekan kerja yang cara ngomongnya sebenernya benar tapi nadanya bikin kuping panas. Hal-hal kayak gini kalau cuma terjadi sekali mungkin masih bisa dianggap biasa, tapi kalau terus-terusan ya lama-lama bikin emosi juga.
Yang repot, masalah kecil seperti ini seringnya gak langsung diselesaikan. Karena merasa gak enak ngomong, akhirnya dipendam. Besok ketemu masih biasa, lusa mulai males ngobrol, seminggu kemudian sudah mulai saling menghindar. Padahal kalau dari awal dibicarakan mungkin masalahnya selesai dalam lima menit.
Jadi menurut saya masalah komunikasi di tempat kerja memang kelihatannya sederhana, tapi efeknya bisa ke mana-mana. Dari kerjaan yang jadi berantakan, salah paham antar rekan kerja, sampai hubungan yang tadinya baik-baik saja berubah jadi canggung. Dan pada postingan kali ini saya ingin membahas beberapa masalah komunikasi yang sering terjadi di tempat kerja, mulai dari yang cuma bikin sedikit kesel sampai yang kalau terus didiemin bisa berubah menjadi konflik besar.
Kenapa Komunikasi di Tempat Kerja Sering Jadi Masalah?
Perbedaan cara menyampaikan dan memahami informasi sering menjadi awal masalah komunikasi di tempat kerja.
Kalau ditanya kenapa komunikasi di tempat kerja sering banget jadi sumber masalah, menurut saya salah satu jawabannya karena setiap orang punya cara komunikasi yang beda-beda. Ada orang yang kalau ngomong sukanya langsung ke inti, ada yang muter dulu ke mana-mana, ada yang suka menjelaskan panjang lebar, dan ada juga yang kalau ditanya jawabannya cuma “iya”, “enggak”, atau “nanti”.
Sebenernya gak ada yang salah dengan cara masing-masing orang berkomunikasi. Masalahnya muncul ketika kita menganggap cara orang lain harus sama dengan cara kita. Orang yang suka bicara langsung mungkin dianggap jutek, sementara orang yang terlalu banyak menjelaskan malah dianggap ribet. Padahal bisa saja dua-duanya sama-sama gak punya maksud buruk.
Selain itu, kita juga sering terlalu yakin kalau orang lain pasti ngerti apa yang kita maksud. Kita merasa sudah menjelaskan dengan cukup jelas, padahal informasi yang diberikan cuma separuh. Misalnya kita bilang, “yang kemarin tolong dilanjutkan ya.” Masalahnya, yang kemarin itu yang mana? dilanjutkan sampai mana? harus selesai kapan? Kita sendiri mungkin ngerti karena semuanya ada di kepala kita, tapi orang lain belum tentu punya isi kepala yang sama. 😀
Hal seperti ini biasanya baru terasa ketika hasil pekerjaannya gak sesuai harapan. Kita bilang, “Lho, bukannya kemarin sudah dijelasin?” Sementara orang yang mengerjakan juga bingung karena merasa penjelasannya memang gak lengkap. Akhirnya yang satu merasa sudah ngomong, yang satunya merasa gak pernah dikasih tahu.
Informasi yang cuma disampaikan setengah-setengah juga sering bikin masalah. Apalagi kalau satu pekerjaan melibatkan beberapa orang. Ada satu perubahan kecil yang ternyata cuma diketahui dua orang, sedangkan anggota yang lain tetap bekerja menggunakan informasi lama. Begitu hasilnya salah, semuanya baru sibuk mencari siapa yang sebenarnya kurang ngasih tahu.
Belum lagi kalau komunikasinya lebih banyak lewat chat. Memang praktis, tinggal ketik lalu kirim. Tapi chat juga punya kelemahan karena kita gak bisa melihat ekspresi atau mendengar nada bicara orang yang mengirimnya. Kalimat yang sebenarnya biasa saja bisa terasa dingin, ketus, bahkan seperti orang lagi marah tergantung siapa yang membacanya dan bagaimana suasana hatinya saat itu.
Kondisi kita sendiri juga berpengaruh. Lagi santai mungkin ditanya berkali-kali masih bisa jawab dengan tenang. Tapi kalau kerjaan lagi numpuk, deadline tinggal sebentar, belum makan, ditambah komputer tiba-tiba ngadat, pertanyaan sederhana saja kadang rasanya sudah seperti ujian hidup. 😀 Akhirnya cara jawab berubah, orang lain ikut tersinggung, dan masalah baru pun muncul.
Ada juga orang yang memang gak terbiasa ngomong terus terang. Ada sesuatu yang gak disukai tapi memilih diam. Ada pekerjaan yang kurang jelas tapi malas bertanya. Ada ucapan rekan kerja yang bikin tersinggung tapi bukannya dibicarakan malah dipendam. Dari luar mungkin kelihatannya aman-aman saja, padahal di dalam hati sudah bikin daftar dosa orang satu kantor.
Yang bikin repot, masalah komunikasi biasanya memang gak langsung kelihatan besar. Awalnya cuma, “ah paling salah paham.” Besok masih biasa, lusa mulai sedikit males ngobrol, tahu-tahu seminggu kemudian udah males saling nyapa. 😀
Salah Paham, Masalah Komunikasi yang Paling Sering Terjadi
Kalau ngomongin masalah komunikasi di tempat kerja, salah paham mungkin termasuk salah satu yang paling sering terjadi. Dan lucunya, salah paham itu kadang muncul bukan karena orangnya gak mau dengerin atau sengaja bikin masalah, tapi karena memang apa yang kita maksud ternyata beda dengan apa yang ditangkap orang lain.
Ketika Maksud Kita dan Tangkapan Orang Lain Berbeda
Pernah gak sih merasa sudah menjelaskan sesuatu dengan sangat jelas, sampai kita yakin gak mungkin orang lain salah ngerti, tapi ternyata hasil akhirnya malah beda jauh dari yang kita bayangkan?
Kita bilangnya begini, orang lain nangkepnya begitu.
Pas ditanya kenapa dikerjakan seperti itu, dia merasa sudah mengikuti apa yang kita bilang. Sementara kita sendiri juga merasa, “Lho, saya kan gak pernah nyuruh kayak gitu.”
Nah, disinilah biasanya salah paham mulai bikin pusing. 😀
Masalahnya, kalau sudah begini kedua pihak sering sama-sama merasa dirinya benar. Kita merasa sudah menyampaikan dengan jelas, sedangkan rekan kerja merasa sudah memahami dan menjalankan sesuai informasi yang diterima. Jadi bukannya langsung mencari dimana letak salah komunikasinya, kadang yang terjadi malah saling mempertahankan versi masing-masing.
Padahal bisa saja gak ada yang benar-benar berniat melakukan kesalahan. Cuma ada bagian dari komunikasi yang ternyata dipahami dengan cara berbeda.
Hal seperti ini menurut saya wajar terjadi, apalagi kalau pekerjaan yang dibicarakan cukup banyak detailnya. Satu kalimat yang menurut kita sudah jelas belum tentu punya arti yang sama bagi orang lain. Terlebih kalau sebelumnya masing-masing sudah punya pemahaman sendiri tentang pekerjaan tersebut.
Yang bikin masalah tambah panjang adalah ketika gak ada yang mau segera klarifikasi.
Awalnya mungkin cuma beda pemahaman soal satu pekerjaan. Karena gengsi bertanya atau merasa orang lain seharusnya sudah ngerti, akhirnya masalah dibiarkan begitu saja. Nanti ketika ada pekerjaan berikutnya, rasa kesalnya masih kebawa. Lama-lama bukan cuma urusan kerjaannya yang jadi masalah, tapi orangnya juga mulai ikut gak disukai.
Makanya kalau ada hasil kerja atau ucapan rekan kerja yang terasa berbeda dari apa yang kita maksud, menurut saya lebih baik ditanyakan dulu sebelum bikin kesimpulan sendiri. Bisa jadi setelah dijelaskan ternyata masalahnya cuma sesederhana, “Oh, saya kira maksudnya tadi begini.”
Daripada sudah terlanjur kesel seharian ternyata cuma salah nangkep. 😀
Kalau sobat ingin membahas masalah ini lebih dalam, bisa lanjut membaca Salah Paham dalam Komunikasi. Sedangkan untuk pembahasan tentang kenapa satu pesan bisa punya tangkapan berbeda antara satu orang dan orang lainnya, bisa juga membaca Beda Maksud, Beda Tangkapan: Kenapa Komunikasi Antar Rekan Kerja Sering Berantakan.
Chat Kerja Itu Praktis, Tapi Juga Gampang Bikin Salah Paham
Pesan singkat lewat chat bisa ditafsirkan berbeda karena tidak menyertakan nada bicara dan ekspresi.
Sekarang rasanya hampir semua urusan kerja bisa dibicarakan lewat chat. Mau nanya kerjaan, ngasih informasi, minta revisi, sampai sekedar bilang “udah selesai” semuanya tinggal ketik lalu kirim. Memang praktis banget, apalagi kalau orang yang mau diajak ngomong lagi gak ada di dekat kita.
Tapi dibalik kepraktisannya itu, chat juga sering jadi sumber salah paham.
Soalnya kalau ngomong langsung kita masih bisa lihat ekspresi wajah dan dengar nada bicara orang. Kita bisa tahu dia ngomong sambil bercanda, serius, kesel, atau memang cuma lagi capek. Sedangkan kalau lewat chat ya yang kelihatan cuma tulisan.
Makanya kalimat pendek seperti “oke”, “iya”, “nanti”, atau “sip” kadang bisa punya rasa yang beda-beda tergantung siapa yang membacanya.
Misalnya kita nulis:
“Tolong diperbaiki ya.”
Buat kita mungkin itu cuma kalimat biasa. Gak ada marah, gak ada kesel, dan setelah kirim chat kita langsung lanjut kerja lagi seperti gak terjadi apa-apa.
Tapi orang yang baca bisa saja malah mikir, “Wah, ini orang kesel sama saya apa gimana?”
Apalagi kalau sebelumnya memang ada sedikit masalah atau suasana lagi gak enak. Chat yang sebenarnya biasa saja bisa terasa jauh lebih jutek daripada maksud aslinya.
Saya pikir disinilah bahayanya terlalu banyak menebak perasaan orang cuma dari tulisan. Kita sering menambahkan sendiri nada bicara ke dalam chat yang kita baca. Padahal nada itu sebenernya cuma ada di kepala kita sendiri. 😀
Yang mengirim mungkin santai, tapi yang membaca lagi capek akhirnya terasa seperti dimarahin. Atau sebaliknya, orang memang sedang memberikan pesan serius tapi karena ditulis terlalu pendek malah dianggap biasa saja.
Karena itu kalau menerima chat yang terasa agak aneh, menurut saya jangan langsung buru-buru mengambil kesimpulan. Jangan baru dapat jawaban “oke” terus seharian mikir, “Kok jawabannya cuma oke? Saya salah apa?”
Kalau memang isi pesannya penting atau terasa bisa menimbulkan salah paham, lebih baik tanyakan lagi maksudnya. Untuk urusan yang lebih rumit, kadang ngobrol langsung atau telepon beberapa menit justru lebih gampang daripada saling kirim chat panjang yang ujung-ujungnya malah tambah bingung.
Chat memang bikin komunikasi kerja jadi lebih cepat, tapi cepat belum tentu selalu jelas. Kadang satu kalimat pendek saja sudah cukup bikin suasana kantor berubah kalau masing-masing orang mulai menebak-nebak maksudnya sendiri.
Kalau sobat pernah mengalami kejadian seperti ini dan ingin membaca pembahasannya lebih jauh, bisa lanjut ke artikel Salah Tangkap Chat Kerja yang Akhirnya Bikin Suasana Kantor Gak Enak.
Kurangnya Informasi Juga Termasuk Masalah Komunikasi
Informasi yang tidak sampai ke semua orang dapat membuat pekerjaan salah arah atau harus diulang.
Masalah komunikasi di tempat kerja itu gak selalu soal salah ngomong atau salah nangkep omongan. Kadang justru masalahnya muncul karena ada informasi yang seharusnya disampaikan, tapi entah kenapa berhenti di tengah jalan dan gak pernah sampai ke orang yang membutuhkan.
Hal kayak gini mungkin kelihatannya sepele, tapi kalau berhubungan dengan pekerjaan bisa bikin repot juga.
Ketika Ada Orang yang Tahu Informasi, Tapi Gak Menyampaikannya
Misalnya ada perubahan cara mengerjakan sesuatu, ternyata cuma beberapa orang yang tahu. Atau deadline yang tadinya hari Jumat dimajukan menjadi hari Kamis, tapi informasi tersebut gak disampaikan ke semua orang yang terlibat.
Yang lebih bikin bingung lagi kalau keputusan sudah dibicarakan oleh beberapa orang, lalu semuanya merasa orang lain pasti sudah tahu.
Padahal belum tentu.
Akhirnya kita tetap mengerjakan berdasarkan informasi lama. Merasa semuanya sudah benar, sudah sesuai arahan sebelumnya, bahkan mungkin sudah seneng karena kerjaan hampir selesai. Eh ternyata belakangan baru tahu kalau dari kemarin ada perubahan.
Kalau sudah begitu rasanya pengen nanya, “Kenapa gak bilang dari awal?” 😀
Masalahnya memang bukan selalu karena ada orang yang sengaja menyembunyikan informasi. Kadang orang cuma lupa menyampaikan, merasa informasinya gak terlalu penting, atau mengira sudah ada orang lain yang memberitahu. Tapi apapun alasannya, kalau informasi tersebut berpengaruh ke pekerjaan orang lain ya akibatnya tetap sama.
Kerjaan bisa salah arah hanya karena ada satu informasi kecil yang gak sampai.
Yang Gak Tahu Apa-Apa Malah Ikut Kena
Nah, bagian paling menyebalkan biasanya muncul setelah kesalahan terjadi.
Kita yang dari awal gak pernah mendapat informasi malah ikut dimarahin. Kerjaan yang sudah dibuat harus diulang, waktu terbuang, belum lagi kalau akhirnya dianggap gak teliti atau gak mengikuti arahan.
Padahal arahan barunya saja kita gak pernah dengar.
Ini yang kadang bikin kesel, karena posisi kita seperti disuruh menebak-nebak sesuatu yang memang gak pernah diberitahukan. Kalau informasi gak dikasih tapi kita tetap dituntut tahu, ya susah juga. Kita kerja di kantor, bukan ikut acara tebak-tebakan. 😀
Makanya kalau ada perubahan yang berhubungan dengan pekerjaan beberapa orang, sebisa mungkin informasinya jangan berhenti di satu atau dua orang saja. Memastikan semua orang yang berkepentingan sudah tahu jauh lebih aman daripada berasumsi, “Kayaknya dia sudah tahu deh.”
Karena satu informasi yang gak sampai mungkin cuma butuh beberapa detik untuk disampaikan, tapi akibatnya bisa bikin orang mengulang pekerjaan berjam-jam.
Kalau sobat pernah berada di posisi seperti ini, pembahasan lebih lengkapnya bisa dibaca di Rekan Kerja Jarang Ngasih Informasi Tapi Kita yang Kena Imbasnya.
Salah Bicara Bisa Bikin Hubungan Kerja Mendadak Canggung
Salah bicara atau cara menyampaikan yang kurang tepat bisa membuat hubungan kerja mendadak canggung.
Yang namanya ngomong kadang memang lebih cepat daripada mikir. Mulut sudah jalan duluan, beberapa detik kemudian baru kepikiran, “Eh, tadi saya ngomong apa ya?” 😀
Hal kayak gini bisa terjadi dimana saja, termasuk di tempat kerja. Kadang niat awalnya cuma bercanda, tapi ternyata orang yang diajak bercanda malah tersinggung. Kadang kita ingin kasih kritik supaya kerjaannya lebih baik, tapi cara ngomongnya terlalu keras sampai yang diterima bukan masukannya, melainkan rasa sakit hatinya.
Ada juga saat dimana sebenernya topik yang dibicarakan gak salah, cuma waktunya saja yang kurang tepat.
Misalnya kita mengkritik sesuatu saat orang tersebut lagi buru-buru, lagi banyak masalah, atau lagi ada orang lain disekitarnya. Sesuatu yang mungkin kalau dibicarakan berdua saja bisa diterima dengan santai, malah terasa seperti mempermalukan kalau disampaikan di depan banyak orang.
Setelah itu biasanya mulai muncul suasana serba salah.
Mau ngajak ngobrol seperti biasa rasanya aneh. Mau diem malah tambah kelihatan kalau memang ada masalah. Ketemu di jalan senyum seadanya, ngobrol cuma seperlunya, dan kita sendiri mulai mikir apakah ucapan kemarin memang keterlaluan atau cuma perasaan kita saja.
Apalagi kalau sebelumnya hubungan cukup dekat. Perubahan kecil biasanya langsung terasa.
Minta Maaf atau Pura-Pura Gak Terjadi Apa-Apa?
Kalau memang sadar ucapan kita salah atau setidaknya cara menyampaikannya kurang tepat, menurut saya lebih baik diakui saja.
Gak perlu muter-muter terlalu jauh untuk membuktikan kalau sebenernya kita punya maksud baik. Karena kadang semakin banyak membela diri, permintaan maaf malah terdengar seperti bukan permintaan maaf.
Misalnya kita bilang, “Saya minta maaf ya kalau kemarin cara ngomong saya keterlaluan.”
Itu biasanya lebih enak diterima daripada minta maaf lalu dilanjutkan dengan penjelasan panjang tentang kenapa sebenernya kita gak salah-salah amat. 😀
Kita tetap boleh menjelaskan maksud sebenarnya, apalagi kalau memang ada kesalahpahaman. Tapi menjelaskan maksud bukan berarti menghapus tanggung jawab atas cara kita menyampaikannya.
Kalau orang tersebut ternyata masih kesel, ya jangan berharap setelah bilang maaf semuanya langsung kembali normal dalam lima menit. Kadang orang memang butuh waktu untuk menenangkan diri.
Yang penting kita sudah menunjukkan kalau sadar ada sesuatu yang salah dan mau memperbaikinya. Setelah itu tinggal kasih ruang secukupnya tanpa harus memaksa dia langsung akrab lagi seperti gak pernah terjadi apa-apa.
Pura-pura gak ada masalah memang kelihatannya lebih gampang, tapi belum tentu masalahnya benar-benar hilang. Bisa saja dari luar sudah biasa lagi, sementara dalam hati orang tersebut masih menyimpan rasa gak enak.
Kalau sobat sedang mengalami situasi seperti ini dan bingung harus mulai memperbaikinya dari mana, pembahasan lebih lengkapnya bisa dibaca di Salah Bicara ke Rekan Kerja dan Hubungan Jadi Canggung, Harus Gimana?
Masalah Kecil Bisa Jadi Besar Kalau Semua Orang Memilih Diam
Masalah kecil bisa melebar ketika dibicarakan ke banyak orang tetapi tidak langsung dengan orang yang bersangkutan.
Kadang masalah di tempat kerja itu sebenernya gak besar-besar amat. Awalnya mungkin cuma ada ucapan yang bikin gak enak, sikap rekan kerja yang terasa berubah, atau ada sesuatu yang menurut kita kurang pas. Tapi karena gak enak ngomong langsung, akhirnya ya dipendam saja.
Hari pertama mungkin masih biasa.
Hari kedua mulai kepikiran.
Hari ketiga mulai males ngajak ngobrol.
Seminggu kemudian lihat orangnya dari jauh saja rasanya sudah pengen belok ke arah lain. 😀
Nah, yang sering bikin masalah tambah panjang adalah ketika kita gak ngomong ke orang yang bersangkutan, tapi malah cerita ke orang lain.
Misalnya A kesel sama B. Tapi bukannya ngomong ke B, si A malah cerita ke C. Si C kemudian cerita lagi ke D, entah karena sekedar ngobrol atau memang ikut penasaran. Lama-lama satu ruangan bisa tahu kalau A lagi kesel sama B.
Yang paling lucu, si B malah jadi orang terakhir yang tahu.
Kalau sudah kayak gini ya jangan heran kalau masalah kecil berubah jadi sinetron kantor. 😀
Belum lagi kalau cerita yang berpindah dari satu orang ke orang lain mulai berubah sedikit-sedikit. Yang awalnya cuma, “Saya kurang suka cara dia ngomong kemarin,” bisa saja setelah muter beberapa orang berubah rasanya jadi seolah-olah mereka memang punya masalah besar.
Akhirnya orang-orang yang sebenernya gak ada hubungannya ikut punya pendapat sendiri.
Ada yang membela A.
Ada yang merasa B memang orangnya begitu.
Ada juga yang cuma dengerin sambil manggut-manggut tapi besoknya cerita lagi ke orang lain. 😀
Padahal kalau dari awal orang yang punya masalah berani ngomong langsung, mungkin urusannya gak akan sepanjang itu.
Memang ngomong terus terang gak selalu gampang. Kadang kita takut suasananya malah tambah gak enak, takut dianggap terlalu sensitif, atau bingung harus mulai ngomong dari mana. Tapi terus diam juga bukan berarti masalahnya selesai.
Justru kalau rasa gak enak terus dipendam, kita bisa mulai menilai semua yang dilakukan orang tersebut dari sisi negatif. Dia diem dianggap jutek, dia bercanda dianggap nyindir, dia ngajak ngomong malah kita curiga ada maunya.
Padahal bisa saja orangnya sendiri gak sadar kalau ada masalah.
Menurut saya kalau memang ada sesuatu yang cukup mengganggu, lebih baik cari waktu yang pas lalu dibicarakan dengan orang yang bersangkutan. Gak harus langsung dengan nada serius seperti mau sidang perkara. Cukup sampaikan bagian mana yang bikin gak nyaman dan kasih kesempatan dia untuk menjelaskan juga.
Karena kadang masalah yang sudah kita pikirkan berhari-hari ternyata selesai cuma dengan satu kalimat, “Oh, kemarin maksud saya bukan begitu.”
Daripada dipendam terus sampai semua orang tahu kecuali orang yang sebenarnya perlu tahu.
Kalau sobat ingin membahas masalah seperti ini lebih jauh, bisa lanjut membaca Masalah Kecil yang Membesar Gara-Gara Gak Ada yang Mau Ngomong Terus Terang.
Bukan Cuma Isi Omongan, Cara Ngomong Juga Bisa Jadi Masalah
Isi pesan yang sama dapat terasa berbeda tergantung nada, sikap, dan cara menyampaikannya.
Kadang orang merasa selama apa yang dia sampaikan itu benar, berarti cara ngomongnya gak terlalu penting. Yang penting pesannya sampai, urusan orang lain tersinggung atau enggak ya belakangan.
Padahal menurut saya justru disitulah masalahnya.
Di tempat kerja, isi omongan memang penting. Tapi cara menyampaikannya juga gak kalah penting. Karena kalimat yang sebenernya benar bisa jadi terasa sangat menyebalkan kalau disampaikan dengan nada meremehkan, membentak, menyindir, atau terlalu ketus.
Nada Bicara yang Bikin Orang Langsung Gak Mood
Coba bandingkan dua kalimat ini.
“Ini salah, coba diperbaiki.”
dan
“Masa beginian aja salah?”
Sebenernya dua-duanya sama-sama menunjukkan kalau ada pekerjaan yang perlu diperbaiki. Tapi rasanya jelas beda.
Kalimat pertama masih terdengar seperti koreksi biasa. Sedangkan yang kedua sudah ada bonus tambahan berupa rasa kesel, meremehkan, dan mungkin sedikit bikin pengen pura-pura gak dengar. 😀
Masalahnya kalau cara ngomong sudah bikin orang gak nyaman, isi pesannya sering malah jadi nomor dua. Orang yang menerima kritik bukan lagi fokus ke apa yang perlu diperbaiki, tapi malah sibuk mikir, “Kenapa ngomongnya harus kayak gitu sih?”
Akhirnya pesan yang sebenernya penting malah gak masuk dengan baik.
Hal seperti ini juga gak selalu harus berupa bentakan. Kadang nada yang terlalu sinis, suka mendesah, atau cara ngomong yang seperti meremehkan kemampuan orang lain saja sudah cukup bikin suasana berubah.
Apalagi kalau dilakukan terus-terusan.
Sekali mungkin masih bisa dimaklumi karena lagi capek atau lagi banyak pikiran. Tapi kalau setiap ngomong nadanya selalu bikin orang merasa dianggap bodoh, lama-lama ya wajar kalau orang jadi males berkomunikasi.
Dan menurut saya ini yang cukup bahaya. Karena ketika orang sudah malas bertanya atau malas berdiskusi cuma gara-gara takut dapat jawaban yang gak enak, komunikasi kerja akhirnya malah tambah berantakan.
Jadi meskipun kita yakin apa yang disampaikan itu benar, tetap ada baiknya memperhatikan cara ngomong. Tegas boleh, kritik juga boleh, tapi gak harus selalu dibungkus dengan nada yang bikin orang langsung kehilangan mood kerja.
Karena kadang yang bikin orang sakit hati bukan apa yang kita bilang, tapi bagaimana cara kita mengatakannya.
Kalau sobat pernah punya rekan kerja yang isi omongannya sebenernya biasa saja tapi nadanya bikin emosi, pembahasan lebih lengkapnya bisa dibaca di Ketika Nada Bicara Rekan Kerja Lebih Menyebalkan daripada Isi Omongannya.
Kebiasaan Memotong Pembicaraan Juga Bisa Bikin Hubungan Gak Enak
Kebiasaan menyela sebelum orang lain selesai bicara dapat membuat komunikasi kerja terasa tidak nyaman.
Ada satu kebiasaan dalam komunikasi yang kelihatannya sepele tapi kalau sering dilakukan bisa lumayan bikin kesel, yaitu suka memotong pembicaraan orang lain.
Kalau cuma sekali atau dua kali mungkin masih biasa. Namanya juga ngobrol, kadang kita sama-sama semangat dan akhirnya ngomong barengan. Tapi kalau hampir setiap kali kita belum selesai ngomong sudah dipotong, lama-lama rasanya kayak apa yang mau kita sampaikan memang gak terlalu penting.
Apalagi kalau kita lagi menjelaskan sesuatu yang cukup panjang.
Baru ngomong setengah, sudah disela.
Mau lanjut lagi, dipotong lagi.
Akhirnya bukan cuma lupa mau ngomong apa, tapi mood buat menjelaskan juga ikut hilang. 😀
Yang bikin gak enak sebenarnya bukan cuma karena pembicaraan kita berhenti di tengah jalan, tapi ada rasa seperti gak dikasih kesempatan untuk menyelesaikan apa yang mau disampaikan. Kita jadi merasa orang tersebut lebih pengen didengar daripada mendengarkan.
Kalau terjadi terus-terusan, hal kecil seperti ini bisa bikin komunikasi jadi gak nyaman. Orang yang sering dipotong akhirnya memilih ngomong seperlunya saja, atau malah malas menyampaikan pendapat karena merasa toh belum selesai juga nanti sudah disela.
Kenapa Orang Suka Memotong Pembicaraan?
Sebenernya orang yang suka memotong pembicaraan belum tentu punya niat meremehkan.
Ada yang memang terlalu semangat karena merasa punya sesuatu yang penting untuk ditambahkan. Begitu kepikiran, langsung pengen ngomong saat itu juga karena takut keburu lupa.
Ada juga yang baru dengar setengah kalimat sudah merasa tahu kemana arah pembicaraannya.
Kita baru bilang, “Jadi kemarin waktu saya cek…”
Dia langsung masuk, “Oh iya, saya tahu, pasti masalah yang itu kan?”
Padahal belum tentu. 😀
Selain itu memang ada orang yang terbiasa mendominasi percakapan. Dia lebih nyaman menjadi orang yang banyak ngomong sehingga tanpa sadar kesempatan orang lain untuk bicara jadi semakin sedikit.
Dan ada juga yang benar-benar gak sadar kalau kebiasaannya mengganggu. Buat dirinya mungkin itu cuma cara ngobrol biasa, tapi buat orang lain rasanya seperti berkali-kali ditarik rem saat baru mulai menjelaskan sesuatu.
Karena itu menurut saya gak semua orang yang suka memotong pembicaraan harus langsung dianggap gak sopan atau sengaja meremehkan. Tapi kalau kebiasaannya sudah terlalu sering dan mulai mengganggu komunikasi, tetap perlu disadari dan diperbaiki.
Kadang kita cuma perlu belajar nunggu beberapa detik sampai orang lain benar-benar selesai ngomong.
Kelihatannya sederhana, tapi memberi kesempatan orang menyelesaikan kalimatnya juga salah satu bentuk menghargai orang yang sedang berbicara.
Kalau sobat punya rekan kerja yang hobinya nyela sebelum kita selesai ngomong, pembahasan lebih lengkapnya bisa dibaca di Rekan Kerja Suka Memotong Pembicaraan, Sepele Tapi Lama-Lama Bikin Emosi.
Tanda-Tanda Masalah Komunikasi Mulai Mengganggu Pekerjaan
Diskusi terbuka dan klarifikasi membantu mencegah salah paham berkembang menjadi masalah pekerjaan.
Masalah komunikasi kadang baru terasa serius setelah efeknya mulai masuk ke pekerjaan sehari-hari. Awalnya mungkin cuma ada sedikit salah paham atau rasa gak enak, tapi kalau terus terjadi biasanya mulai kelihatan dari hal-hal kecil yang berulang.
Salah satunya adalah kerjaan jadi sering harus diulang.
Bukan karena orangnya gak bisa kerja, tapi karena informasi yang diterima ternyata beda-beda. Yang satu merasa harus mengerjakan A, yang lain mengira B, lalu setelah selesai baru ketahuan kalau ternyata yang diminta C.
Kalau kejadian seperti ini sudah sering muncul, berarti komunikasinya memang perlu diperhatikan.
Tanda lain yang cukup kelihatan adalah orang mulai malas bertanya.
Sebenernya dia mungkin masih bingung, tapi karena pernah dapat jawaban yang gak enak atau merasa pertanyaannya dianggap merepotkan, akhirnya memilih diam saja. Dari luar kelihatannya tenang, padahal dalam hati mungkin cuma berharap tebakannya benar. 😀
Kalimat seperti “saya kira…” atau “katanya…” juga mulai sering terdengar.
“Saya kira deadline-nya besok.”
“Katanya yang ini gak jadi.”
“Saya kira dia yang ngerjain.”
Kalau kalimat semacam ini muncul terus, biasanya ada sesuatu dalam alur penyampaian informasi yang gak beres. Orang bekerja berdasarkan asumsi atau informasi dari mulut ke mulut, bukan dari penjelasan yang benar-benar jelas.
Masalah berikutnya biasanya mulai sedikit lebih gak enak, yaitu saling menyalahkan.
Begitu ada kesalahan, bukannya mencari dimana komunikasinya putus, orang malah sibuk menunjukkan siapa yang salah. Yang satu bilang sudah pernah ngomong, yang lain bilang gak pernah dikasih tahu, sementara yang lain lagi merasa itu bukan tanggung jawabnya.
Kalau sudah begini, kerjaan yang awalnya cuma salah sedikit bisa berubah jadi debat panjang.
Chat kerja juga kadang mulai terasa beda.
Yang tadinya masih santai dan banyak ngobrol, lama-lama jawabannya cuma satu dua kata. Bukan berarti setiap chat pendek pasti ada masalah, tapi kalau perubahan sikapnya terasa jelas dan terjadi terus, ya mungkin memang ada rasa gak nyaman yang belum dibicarakan.
Ada juga orang yang mulai sengaja menghindari komunikasi.
Kalau bisa tanya lewat orang lain, dia pilih lewat orang lain. Kalau bisa gak satu diskusi, dia memilih gak ikut. Bahkan untuk urusan yang sebenernya perlu dibicarakan langsung pun mulai dicari jalan supaya gak perlu banyak interaksi.
Nah, menurut saya tanda paling gak enak adalah ketika masalah pekerjaan mulai berubah jadi masalah pribadi.
Awalnya cuma beda pendapat soal kerjaan, tapi lama-lama semua yang dilakukan orang tersebut ikut dianggap salah. Cara ngomongnya bikin kesel, cara duduknya bikin kesel, mungkin cara batuknya juga ikut bikin kesel. 😀
Kalau sudah sampai tahap ini, biasanya masalahnya bukan lagi sekedar tentang satu pekerjaan yang keliru.
Jadi kalau beberapa tanda seperti ini mulai sering muncul, sebaiknya jangan dianggap sebagai hal biasa. Karena komunikasi yang bermasalah gak cuma bikin suasana gak enak, tapi juga bisa bikin kerjaan jadi lebih lambat, lebih sering salah, dan hubungan antar rekan kerja makin jauh.
Cara Mengurangi Masalah Komunikasi di Tempat Kerja
Kalau dipikir-pikir, masalah komunikasi mungkin memang gak bisa dihilangkan seratus persen. Kita kerja bareng orang dengan kebiasaan, cara berpikir, dan sifat yang beda-beda, jadi sesekali salah paham pasti ada saja.
Tapi setidaknya ada beberapa hal sederhana yang bisa dilakukan supaya masalahnya gak terlalu sering muncul atau keburu melebar ke mana-mana.
Jangan Berasumsi Orang Sudah Paham
Salah satu kebiasaan yang menurut saya sering bikin masalah adalah terlalu yakin kalau orang lain sudah ngerti.
Kita ngomong sedikit lalu sisanya berharap orang bisa menyambungkan sendiri. Padahal sesuatu yang menurut kita sudah jelas belum tentu sejelas itu buat orang lain.
Jadi kalau memang ada bagian penting, gak ada salahnya memastikan lagi.
“Berarti yang dikerjakan bagian ini dulu ya?”
“Atau deadline-nya tetap hari Kamis?”
Kelihatannya mungkin seperti mengulang, tapi lebih baik konfirmasi sebentar daripada setelah kerjaan selesai baru tahu ternyata pemahamannya beda.
Jangan terlalu mengandalkan ilmu baca pikiran, karena sayangnya kemampuan seperti itu belum termasuk fasilitas kantor. 😀
Kalau Bingung, Tanya
Begitu juga kalau posisi kita yang menerima informasi.
Kalau memang belum ngerti ya tanya saja.
Kadang kita gengsi bertanya karena takut dianggap gak paham, takut dibilang bawel, atau merasa pertanyaannya terlalu sepele. Akhirnya cuma bilang “iya” sambil dalam hati sebenernya masih penuh tanda tanya.
Menurut saya justru lebih repot kalau pura-pura paham.
Lebih baik dianggap banyak nanya lima menit daripada salah mengerjakan sesuatu selama lima jam.
Tentunya bertanya juga seperlunya. Kalau informasi yang kita butuhkan sebenernya sudah jelas tertulis di depan mata tapi tetap ditanyakan berkali-kali, ya itu ceritanya lain lagi. 😀
Pisahkan Fakta dan Perasaan
Ini juga cukup penting, terutama ketika komunikasi dilakukan lewat tulisan.
Kadang kita terlalu cepat menganggap apa yang kita rasakan sebagai kenyataan.
Rekan kerja jawab chat cuma “iya”, lalu kita merasa dia sedang marah. Padahal faktanya ya cuma satu: dia menjawab “iya”. Soal dia marah, kesel, buru-buru, atau sambil makan siang, kita belum tahu.
Jadi sebelum pikiran lari kemana-mana, coba bedakan dulu mana yang benar-benar terjadi dan mana yang baru dugaan kita sendiri.
Kalau memang ada sesuatu yang terasa penting, lebih baik cari kejelasan daripada menghabiskan waktu menebak-nebak suasana hati orang.
Masalah dengan A, Sebisa Mungkin Bicarakan dengan A
Kalau ada masalah dengan satu orang, sebisa mungkin orang itulah yang pertama diajak bicara.
Bukan malah masalah dengan A, kita cerita ke B. Besok B cerita ke C. Tahu-tahu D ikut punya pendapat, sementara A sendiri masih santai karena gak tahu sedang ada masalah.
Memang kadang kita butuh cerita ke orang lain sekedar untuk minta pendapat. Itu wajar saja. Tapi kalau tujuannya memang menyelesaikan masalah, pada akhirnya tetap perlu komunikasi dengan orang yang bersangkutan.
Karena sebanyak apapun orang lain memberikan saran, mereka gak bisa menjelaskan apa yang sebenarnya ada di kepala si A.
Pilih Media Komunikasi yang Tepat
Gak semua hal harus diselesaikan lewat chat, tapi gak semua hal juga perlu dibuat meeting satu jam.
Kalau cuma mau tanya informasi sederhana, chat mungkin sudah cukup.
Kalau penjelasannya panjang, banyak detail, dan kemungkinan besar bakal bolak-balik bertanya, kadang ngobrol lewat telepon atau meeting singkat justru lebih enak.
Sedangkan kalau masalahnya cukup sensitif, apalagi menyangkut hubungan dengan rekan kerja, menurut saya lebih baik dibicarakan langsung kalau memang memungkinkan.
Bayangkan mau menyelesaikan masalah yang sudah panas lewat chat, lalu masing-masing kirim paragraf sepanjang skripsi. Belum tentu masalah selesai, jempol malah pegel duluan. 😀
Intinya bukan soal media mana yang paling bagus, tapi mana yang paling cocok dengan hal yang sedang dibicarakan.
Belajar Mendengarkan Sampai Selesai
Komunikasi itu bukan cuma soal bagaimana kita ngomong, tapi juga bagaimana kita mendengarkan.
Kadang saat orang lain bicara, kita sebenernya gak benar-benar mendengarkan. Kita cuma diam sambil menyiapkan jawaban di kepala dan menunggu kapan giliran kita ngomong.
Akibatnya ada bagian penting yang kelewat.
Kalau orang sedang menjelaskan sesuatu, coba kasih kesempatan sampai selesai dulu. Jangan buru-buru menyela hanya karena merasa sudah tahu kemana arah pembicaraannya.
Bisa saja bagian yang paling penting justru ada di akhir.
Menurut saya banyak masalah komunikasi sebenernya bisa dikurangi dengan kebiasaan-kebiasaan sederhana seperti ini. Gak perlu harus menjadi orang yang paling pintar ngomong atau punya kemampuan komunikasi tingkat dewa.
Kadang cukup dengan memastikan informasi sudah jelas, berani bertanya kalau bingung, gak buru-buru berasumsi, dan mau mendengarkan orang sampai selesai.
Kelihatannya sederhana memang, tapi yang sederhana biasanya justru paling gampang kita lupa. 😀
Kalau Sudah Terjadi Konflik, Harus Gimana?
Kalau masalah komunikasi sudah terlanjur berubah jadi konflik, biasanya suasananya memang jadi lebih ribet. Apalagi kalau dua-duanya sudah sama-sama kesel, merasa paling benar, dan mulai males dengar penjelasan satu sama lain.
Dalam kondisi seperti ini menurut saya yang paling penting adalah jangan langsung bereaksi saat emosi masih tinggi.
Kadang kita pengen buru-buru balas chat, membantah omongan, atau menjelaskan panjang lebar supaya orang lain tahu kalau kita gak salah. Tapi kalau kepala masih panas, biasanya yang keluar malah kalimat-kalimat yang nantinya bikin masalah tambah panjang.
Lebih baik kasih sedikit waktu sampai pikiran lebih tenang.
Setelah itu coba cari tahu dulu sebenarnya inti masalahnya dimana.
Apakah memang ada pekerjaan yang salah? Ada informasi yang gak sampai? Ada ucapan yang menyinggung? Atau masalahnya cuma karena dua orang memahami sesuatu dengan cara yang berbeda?
Kadang konflik terlihat besar karena sudah bercampur dengan emosi, padahal akar masalahnya sebenernya cuma satu hal kecil.
Kalau sudah tahu kira-kira sumber masalahnya, sebisa mungkin klarifikasi langsung dengan orang yang bersangkutan.
Gak perlu bawa terlalu banyak orang kalau memang belum perlu. Semakin banyak orang yang ikut masuk, biasanya semakin banyak juga versi cerita yang muncul.
Yang awalnya cuma urusan dua orang malah bisa berubah jadi bahan obrolan satu ruangan. 😀
Kalau setelah dibicarakan ternyata memang kita yang salah, ya akui saja.
Memang gak selalu gampang mengaku salah, apalagi kalau dari awal kita sudah terlanjur membela diri. Tapi mempertahankan gengsi juga gak bikin masalah selesai.
Minta maaf kalau memang perlu, lalu fokus ke apa yang bisa diperbaiki.
Menurut saya konflik di tempat kerja juga sebaiknya jangan diperlakukan seperti pertandingan yang harus ada pemenang dan pihak yang kalah.
Tujuannya bukan supaya kita berhasil membuktikan, “Nah kan, saya yang benar.”
Yang lebih penting adalah kerjaannya bisa kembali berjalan dan hubungan profesional tetap bisa dijaga.
Karena kalau sudah sibuk cari siapa yang menang, kadang masalah utamanya malah gak pernah selesai.
Tapi tentu saja gak semua konflik bisa dibereskan hanya dengan ngobrol berdua.
Kalau masalahnya sudah berulang kali dibicarakan tapi tetap gak selesai, mulai menghambat pekerjaan, atau membuat situasi kerja benar-benar gak nyaman, barulah masuk akal untuk melibatkan atasan atau pihak yang memang punya wewenang.
Bukan untuk cari dukungan supaya orang lain ikut menyalahkan salah satu pihak, tapi supaya ada orang yang bisa membantu melihat masalah dengan lebih netral dan menentukan langkah selanjutnya.
Intinya, kalau konflik sudah terjadi jangan buru-buru memperbesarnya.
Tenangkan diri dulu, cari tahu masalah sebenarnya, bicarakan dengan orang yang berkaitan, dan kalau memang perlu baru minta bantuan pihak lain.
Karena kalau satu masalah komunikasi kecil bisa selesai dengan satu pembicaraan yang jelas, ya gak perlu juga dikembangkan sampai punya season dua dan tiga. 😀
Komunikasi yang Baik Bukan Berarti Gak Pernah Salah Paham
Kadang kita mengira komunikasi yang baik itu berarti semuanya harus selalu jelas, gak pernah salah ngomong, gak pernah bikin orang salah paham, dan setiap pembicaraan harus berakhir manis seperti iklan keluarga bahagia.
Padahal ya gak mungkin juga.
Kita kerja bareng manusia, bukan mesin yang kalau dikasih perintah A pasti hasilnya selalu A. Setiap orang punya cara berpikir, kebiasaan, pengalaman, dan karakter yang beda-beda. Jadi walaupun kita sudah berusaha ngomong sejelas mungkin, tetap saja kadang ada bagian yang ditangkap berbeda.
Menurut saya yang membedakan bukan apakah salah paham itu pernah terjadi atau enggak, tapi bagaimana kita menyelesaikannya setelah itu.
Ada orang yang begitu tahu ada masalah langsung mau menjelaskan. Ada yang mau dengar dulu sebelum membantah. Ada juga yang kalau sadar dirinya salah ya mau mengaku dan memperbaiki.
Nah, hal-hal kayak gini justru lebih penting daripada berusaha menjadi orang yang gak pernah salah dalam berkomunikasi.
Karena sehebat-hebatnya kita ngomong, tetap ada kemungkinan orang lain salah nangkep. Begitu juga sebaliknya, kadang justru kita sendiri yang salah memahami ucapan orang.
Yang penting jangan sampai gengsi lebih besar daripada keinginan untuk membereskan masalah. 😀
Orang yang komunikasinya baik menurut saya bukan orang yang selalu punya kalimat paling bagus atau paling pintar menjelaskan sesuatu. Tapi orang yang mau bilang, “Maksud saya tadi begini,” ketika ada yang salah paham, mau mendengarkan ketika orang lain menjelaskan, dan mau memperbaiki cara komunikasinya kalau memang ada yang kurang pas.
Jadi kalau sesekali ada salah paham di tempat kerja, sebenernya itu masih hal yang wajar.
Yang gak wajar ya kalau salah pahamnya dipelihara, dikasih makan setiap hari, lalu dibesarkan sampai akhirnya jadi masalah baru. 😀
Penutup
Kalau dipikir-pikir, masalah komunikasi di tempat kerja memang gak akan pernah benar-benar hilang. Namanya juga kerja bareng orang, bukan kerja bareng robot. 😀 Setiap orang punya cara ngomong dan cara nangkep sesuatu yang beda-beda, jadi sesekali salah paham ya pasti ada saja.
Kadang kita berada di posisi yang merasa gak dimengerti. Kadang kita yang salah nangkep omongan orang. Dan kadang tanpa sadar justru cara kita sendiri yang bikin orang lain bingung atau merasa gak enak.
Saya sendiri merasa masalahnya bukan pada siapa yang paling sering salah, tapi bagaimana kita bersikap setelah sadar ada sesuatu yang gak beres.
Kalau memang bisa dibicarakan ya bicarakan. Kalau ada yang belum jelas ya tanyakan. Kalau ternyata kita yang salah ya akui saja. Gak perlu juga masalah kecil disimpan terlalu lama sampai akhirnya kemana-mana.
Karena sayang banget kalau urusan yang sebenernya cuma butuh ngobrol lima menit malah berubah jadi perang dingin lima bulan. Ketemu tiap hari tapi pura-pura sibuk, papasan cuma lihat lantai, dan kalau ada urusan kerja baru ngomong seperlunya. 😀
Pada akhirnya kita memang gak harus selalu cocok dengan semua rekan kerja. Tapi selama masih bekerja bersama, setidaknya komunikasi tetap perlu dijaga supaya kerjaan gak ikut jadi korban.
Mungkin hanya segitu saja yang bisa saya tulis tentang masalah komunikasi di tempat kerja kali ini. Kalau sobat sendiri pernah gak mengalami salah paham dengan rekan kerja yang awalnya sepele tapi ternyata malah jadi panjang? Kalau pernah, boleh juga berbagi pengalamannya melalui kolom komentar.
